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Información
- 28 de marzo de 2023
A partir de ahora, Miguel Noria estará incluido en los albaranes de reparación, intervención todo y semi riesgo, para que en los casos que pueda, prepare el material necesario para el trabajo.
En el momento que él lo tenga preparado, os aparecerá un nuevo icono en la APP indicando que el material está listo y se puede recoger sin tener que esperar a que lo preparé una vez estéis en el almacén. Así se agiliza la recogida del material.
Nota. Se entiende que preparará todo el material que se pueda desde la oficina. Para materiales que requieran más detalles o medidas específicas se ha de proceder como hasta ahora.
Si el trabajo que tenéis que realizar es urgente o lo necesitáis para un momento determinado, se lo pedís a Miguel como hasta ahora lo estáis haciendo.
Desde oficina:
Una vez este preparado el material se ha de marcar “material preparado” dentro del albarán.
Se introduce una nueva categoría de albaranes: Albarán de cortesía
Un albarán se convierte en cortesía, cuando se instala un material de propiedad de Ascensores Jordá al cliente, mientras se repara el suyo, o se está pendiente que acepte un presupuesto para esa reparación. En todos los demás casos, se procede como hasta ahora.
Ejemplo:
– Falla el cuadro del cliente, y se tiene que llevar a reparar. Se deja provisionalmente instalado un cuadro del almacén mientras se procede a reparar el del cliente.
La particularidad de esta categoría es que el cliente tendrá que firmar y aceptar unas condiciones cuando se deja el material al cliente.
Desde la App:
– Si al cliente se le instala un material que se ha de dejar en cortesía, se puede pedir al gestor de la zona que cambie la categoría del albarán de trabajo a “Albarán de cortesía” y así dentro del albarán aparecerán las condiciones generales para que el cliente las lea y acepte con su firma al momento. Este es el método más recomendable y rápido. Lo ideal es que lo firme el presidente o alguna persona con cargo.
– Cuando se instale un material de cortesía al cliente, lo tenéis que cargar desde vuestro almacén en el albarán.
Desde la Oficina:
En albaranes de trabajo, si es de categoría “Albarán de cortesía” habrá que añadir una venta que será la subsanación del problema que presenta el ascensor. Se podrá consultar el estado de esa venta y del proyecto.
Si albarán no viene firmado desde la App, hay que enviar al cliente el albarán para que firme las condiciones, y una vez devuelto, adjuntarlo al clip de ese albarán en Tryton y seleccionar el tick de “Documento firmado“. En caso de que ya venga firmado desde la App con esa categoría, no hace falta hacer nada, ya vendrá firmado, y automarcado el tick de “Documento firmado”
El albarán se tiene que revisar para que los clientes que tengan un email de albaranes reciban la copia.
Una vez subsanado el fallo que presenta el ascensor. Habrá que revisar que el material de cortesía se ha devuelto al almacén y marcar el tick que aparece en el albarán “Material cortesía devuelto”. Se puede revisar si se ha devuelto el material desde el menú de “movimientos”
En los albaranes de trabajo se puede usar los filtros para las diferentes condiciones: si tiene venta o no, estado de proyecto, si tiene o no el documento firmado, si se ha devuelto o no el material….
- 28 de junio de 2022
Si un ascensor esta parado no dejara finalizar el albarán hasta que no se “active”. En caso que un empleado haya acabado con el albarán de trabajo pero no lo pueda dejar en marcha, tendrá que guardar el albarán hasta que se “active” el ascensor para poder finalizar su albarán.
- 24 de mayo de 2022
Los clientes que solicitan que no se cambie piezas sin previo presupuesto os saldrá un aviso que tendréis que aceptar nada más entrar en un albarán de categoría “Intevención técnica”
- 13 de abril de 2022
Se ha creado un tablero nuevo llamado “Peticiones”. En éste hay 5 tarjetas:
Presupuesto externo: Solcitar a un compañero para que realice un presupuesto final para el cliente.
Valoraciones internas: Todas aquellas valoraciones que hacemos nosotros para incorporarlas a una venta.
Ejemplo: Obra auxiliar
Cotizaciones terceros: Pedir a un proveedor un precio para nosotros.
Ejemplo: Se necesita saber cuanto cobra Satalia por cambiar 10 manetas.
Petición informacion: Cualquier tipo de información que necesitemos de otra persona que este incorporado en Trello.
Datos presupuestos: Datos que faltan para poder confeccionar un presupuesto.
Ejemplo: Faltan las medidas de la puerta de cabina.
- 7 de abril de 2022
Anotaciones sobre el uso de Trello:
- Solo hay que asignar a 1 persona, queda prohibido asignar a más de una. Las tarjetas son individuales y tienen solo a una persona como responsable para realizar la “Accion a realizar” de esa tarjeta. Si se tiene que involucrar a más de una persona, anotarlo con el @ en el comentario para que tenga constancia, este @ debe de ir acompañado de un comentario específico hacia esa persona. Éstas tienen la opción de darle a “Seguir” a la tarjeta para mantenerse informado de todas las actualizaciones que haya en ésta. Si requiere a más miembros a realizar una acción, crear otra tarjeta para ese miembro
- Una vez este realizada la acción de la tarjeta, se da por cumplimentada (click en el recuadro de “vencimiento”) y después se archiva.
Se archiva la tarjeta cuando la “acción a realizar” se haya completado o en caso que no haya sido posible, se haya comentado la razón en el comentario. En toda tarjeta se debe de realizar un comentario final justificando la realización y el archivado de la tarjeta
- En caso que se haya archivado una tarjeta y se necesite volver a retomar exactamente ese tema comentado en la tarjeta, se puede recuperar desde el “Archivado”, abriendo la tarjeta y usando la opción que indica “Enviar al tablerlo“
- Hay que respetar en todo momento lo que indica el “Titulo” y la “Descripción” de la plantilla de la tarjeta que se esta creando. Con esto se mantiene un estilo por igual para todos, y facilitara el manejo de las tarjetas en Trello y las búsquedas
Ejemplo en titulo:
DIRECCIÓN – ASUNTO
(Hay que anotar una dirección (espacio) (guión) (espacio) el asunto)
La dirección y el asunto se escribe en mayúsucla.
Se ha de escribir la dirección de la calle completa + poblacion, sin comas y sin abreviaturas.
Ejemplo:
Plantilla: DIRECCIÓN – ASUNTO
Correcto: PLAZA DE SANT JAIME 23 BARCELONA- POLEA CON RUIDO
Incorrecto: Plz St. jaime, 23 barcelona Polea
- 31 de marzo de 2022
- En la pantalla de “albaranes de trabajo” se previsualiza la descripción del “trabajo a realizar” de todas las categorías excepto el de “mantenimiento”
- Se ha mejorado el rendimiento de realizar fotos desde la App.
- 25 de marzo de 2022
Se usará la plataforma de Trello para gestionar parte de las tareas internas de la empresa.
Se empezara trabajando con 3 tableros: Material, reclamación cliente y no conformidad.
Reclamacion cliente:
El cliente solicita algún tipo de información / acción / gestión que no esta realizado
Ejemplo:
El ascensor esta parado y no saben cuando se va a ir a reparar.
¿Cuando se empiezan unos trabajos?
Ha llamado un cliente y no se le ha devuelto la llamada
No conformidad:
Incumplimiento de requisitos preestablecido, pudiendo ser externo o interno.
Ejemplo:
El Permenante no ha pasado un aviso y se ha generado un problema
El operario no ha apretado la tuerca de la polea y ahora hace ruido
El proveedor sirve un producto en mal estado
Conceptos básicos de trello:
Tablero: Es es el espacio donde se podrán crear todas las tareas a realizar (tarjetas).
Tarjetas: Son las tareas que se encuentran dentro de cada tablero, en estas se podrá asignar a que persona va dirigida, la fecha a realizar, comentario, etc.
Miembro: es la persona a la que se le asigna la tarea.
Seguir una tarjeta: Aunque no este asignada al miembro, se puede seguir esa tarjeta, es decir, todos los cambios que haya os llegara una notificación.
Archivar una tarjeta: Las tarjetas una vez esten completadas, se han de archivar, para poder consultar estas tarjetas archivadas, se han de buscar desde el buscador global, o si no dentro de cada tablero en el menú de “Mostrar menu” > “…Más” > “Elementos archivados”..
Etiquetas: Indica la persona que ha creado la tarjeta, por defecto si se crea una tarjeta por la plantilla, se auto asigna esa etiqueta
Punto a tener en cuenta:
Las tarjetas solo pueden llevar a un miembro, si hay que añadir a más personas, realizar un comentario con el @ para incluirla en la tarjeta. Este @ debe de tener un comentario específico para esa persona.
A continuación el video tutorial: https://youtu.be/tF_UAJnDC-k
Atajos comentados en el video:
En la búsqueda se puede usar lo siguiente:
@ el arroba filtra a las personas
# almhoadilla filtra las etiquetas
board: para filtrar el tablero en el que se quiere buscar
label: para filtrar la etiqueta que se quiere buscar
is: para indicar si esta archivado o abierto
En comentarios dentro de una tarjeta
@ para dirigirse a una persona en concreto (le llegara una notificación que se ha hecho un comenetario)
En un tablero:
Clicando la siguiente tecla:
q filtra en ese mismo tablero todas las tarjetas en las que este asignado uno mismo
f abre el buscador rápido para filtrar en ese tablero
x borra el filtro aplicado anterior
Si se lleva el cursor encima de una tarjeta y se presiona la siguiente tecla:
m abre el acceso directo para añadir a un miembro
c archiva la tarjeta
d abre calendario para cambiar la fecha
s seguir la tarjeta
Dentro de una tarjeta:
z para deshacer el último cambio
Mayus+z para revertir el último “deshacer”
Para iniciar sesión debéis de ir a este link: https://trello.com/login
- 24 de febrero de 2022
– Los técnicos deberán pedir a Miguel el material que necesiten a la mayor brevedad y
como muy tarde antes de las 17,30h, para recogerlo a partir del día siguiente.
– Solo se recogerá material sin previo aviso, cuando venga derivado de una avería de la
guardia, en caso de un ascensor parado, o debido a una emergencia.
– Los técnicos pasarán por el área designada para recoger el material solicitado. Hay un
espacio designado para cada zona. En ese espacio se colocará tanto el material del
técnico de avisos como el de mantenimiento.
– Para entrega de material, ya sea para devolución al proveedor como garantía, para
reparación, o para desechar/reciclar, se dejará en el área designada de devolución de la
zona A y de la zona B, indicando a qué abono pertenece y la fecha de la entrega.
- 22 de enero de 2022
Se ha actualizado el importe que conlleva ir a recoger un objeto caído al foso.
El nuevo importe con IVA incluido es:
- Horario laboral: 45€
- Fuera del horario laboral: 70€
- 9 de diciembre de 2021
Esta actualización contiene:
- Se quita el campo de la firma del desplegable.
- Corrige un error que no permitia firmar.
- 10 de Septiembre de 2021
Esta actualización contiene:
- Poder subir fotos del ascensor sin tener conexión a internet
- Tras realizar la foto y darle a Guardar, muestra esa foto en su categoria correspondiente.
- 2 de Agosto de 2021
Esta nueva versión de la aplicación viene con bastantes modificaciones. A continuación el resumen de todos los aspectos que se ha modificado y un video explicando en detalle todos estos puntos.
Modificaciones:
- Filtrar los albaranes por categorías.
- Añadir y ver fotos del ascensor.
- Ver todos los albaranes pendientes del ascensor y los últimos 10 realizados.
- Finalizar y crear automáticamente un albarán de trabajo del mismo ascensor que se finaliza. Botón FINALIZAR + NUEVO dentro del albarán de trabajo.
- Tiempo transcurrido tras iniciar el albarán.
- En el detalle del aviso aparecerá “SERVICIO 24H” en negrita si el ascensor tiene contrato de servicio 24h.
- En albaranes de trabajo mostrar texto previsualizado del “trabajo a realizar” para la categoría “Intervención técnica”
- Si con un cliente se ha concertado un día para realizar el trabajo del albarán, en la vista de la lista de los albaranes aparecerá el texto “Concretada” a la derecha de la fecha.
- Mostrar dentro del albarán, arriba del todo el Nº de albarán | Fecha del albarán | Categoría.
- Mostrar dentro de un aviso, arriba del todo el Nº de aviso | Fecha | Hora.
- Poder finalizar el albarán sin la obligación de firmar.
- El botón de “Añadir” de horas se encuentra en el desplegable de horas.
- El campo de firma de encuentra dentro de un desplegable.
- Mostrar dentro de un albarán, abajo del todo, si hace falta “Jusitificante de visita” o no.
- Ampliado el campo de escribir en “descripción del trabajo realizado“.
- Ampliado el campo de texto “Comentario” que aparece cuando se clica “Parar ascensor“.
- Ampliado el campo de texto de “Notas” dentro de la ficha del ascensor.
- Al clicar sobre el diskette rojo del campo “descripción del trabajo realizado“, guarda el texto escrito en el servidor.
- Mejorado la búsqueda de los productos al añadir un producto desde un albarán. Mínimo hay que escribir 3 letras y empezara a mostrar todas las coincidencias que hayan con lo escrito.
- En los albaranes de mantenimiento, ocultado el campo de productos.
- En los albaranes de intervención técnica se podrá añadir y editar el texto de “Trabajo a realizar” y la fecha estimada. Excepto en los albaranes de avisos.
- En los albaranes de Jorda, se ha quitado todos los apartados innecesarios, dejando solo iniciar el tiempo y describir el trabajo realizado.
Crear notas pendientes de un ascensor. Procedimiento:
Si en un ascensor queda pendiente una nota de trabajo por realizar, hay que crear un albarán de ese ascensor y anotar en “Trabajo a realizar” la tarea a realizar y guardarlo. Se puede elegir la fecha estimada si se tiene alguna previsión, en caso contrario se puede dejar la fecha que aparece por defecto.
En caso que se cree un albarán de intervención técnica para realizarlo en el mismo momento, no hace falta rellenar el campo de “Trabajo a realizar“, si no se procede como hasta ahora, se anota directamente el trabajo realizado en “Descripción del trabajo realizado”
Con este nuevo procedimiento se podrá:
Consultar las notas pendientes de un ascensor tanto en la oficina como cualquier persona que tenga que realizar alguna intervención desde la App con el ascensor.
Procedimiento finalizar albarán:
En la medida de lo posible hay que intentar de tomar dato de algún cliente y anotarlo en el campo “Nombre, piso, cargo…” debajo de “Conforme cliente”
Ejemplo: Portería, Vecino 3º2ª, Juan 2º1ª.
No hara falta que firme para que se pueda finalizar el albarán.
Hay que clicar “Ausente” cuando realmente no haya nadie.
Justificante de visita: SI/NO. (Esta información aparece antes de finalizar el albarán).
- En caso que sea SI, hay que dejar el justificante de la visita, y en el campo de “Nombre, piso, cargo” anotar donde o a quien se ha dejado.
- En caso que No, no hace falta dejar justificante ya que le llegara al cliente por email el albarán.
En el siguiente enlace podéis encontrar el video explicativo: https://youtu.be/kfZlkyTMfzQ
- 3 de noviembre de 2020
En un albarán de trabajo si se clica el botón “Parar” enviara la información del tiempo al servidor, hasta ahora ésto lo hacía sólo el botón de “Guardar” (arriba a la derecha) o el botón de “Finalizar”.
- 19 de noviembre de 2019
Se añade el producto “OBJETOFOSESPECIAL“, teniendo así 2 productos de objeto foso:
- OBJETOFOSO: hay que usarlo para facturar en horario laboral (40€)
- OBJETOFOSOESPECIAL: hay que seleccionarlo para facturar en horario no laboral (65€)
En ciertos ascensores se tiene que facturar los avisos que se realicen.
En caso de recibir un aviso que contenga en “Notas” un mensaje tipo “Facturar aviso (FACTURAAVISO)” se tendrá que añadir en el albarán de trabajo en “Productos” el “FACTURAAVISO” del almacén del empleado.
1. El técnico puede añadirse a un albarán de trabajo existente desde la propia App.
Pasos para añadirse a un albarán de trabajo:
- Ir a “ordenes de trabajo”
- Abajo aparece un nuevo icono
, clicar sobre éste. - Introducir el número de albarán de trabajo (compuesto de 6 números)
- Clicar sobre la dirección del albarán que aparece abajo filtrado.
- Clicar arriba a la derecha sobre
2. La barra de búsqueda en “ordenes de trabajo” y “crear nuevo albarán” muestra los resultados sin tener en cuenta los acentos.
Ejemplo:
Antes: Si se escribía “Turro” solo mostraba direcciones como “Ramon Turro” (sin acento)
Ahora. Si se escribe “Turro”, mostrara tanto con acento como sin: “Ramon Turro” “Ramón Turró”
- 25 de octubre de 2019
Salida 24h y objetos foso
Se ha creado dos nuevos productos “OBJETOFOSO” y “SALIDA24H“
– Los técnicos que tengan que realizar una salida especial de 24h y el cliente no disponga de este servicio. Hay que añadir a en el albarán de trabajo el producto “SALIDA24H“. Indistintamente del material que se tenga que añadir.
– Los técnicos que cobren del cliente un importe por recoger un objeto del foso tendrán que añadir en el albarán de trabajo el producto “OBJETOFOSO“.
En caso que en el mismo albarán se den las dos circunstancias, se añadiran los 2 productos “SALIDA24H” y “OBJETOFOSO”.
Avisos de rescate en 24h
- Llega un aviso de rescate en 24h
- Cliente no tiene servicio de 24h
- Se realiza el rescate y el ascensor queda parado –> Finalizar albarán y llamar al Permanente para que envie un nuevo aviso al técnico correspondiente.
- No se realiza el rescate porque el usuario ha salido por sus medios y el aviso ya esta confirmado –> Realizar lo siguiente:
- Escribir en descripción de trabajo un comentario del tipo “Cliente ha salido por sus medios”.
- Guardar albarán. No “finalizar”
- Comunicar al Permanente para que reasigne el aviso.
NOTA: Recordad lo que se escribe en “descripción de trabajo” le llega al cliente.
- 10 de octubre de 2019
A partir del 14/10/2019 el servicio de Teléfono Permanente enviará los avisos por la aplicación de Jordá en lugar de SMS.
Técnicos:
En horario de guardia los avisos de rescate y los 24h se enviarán al momento a los técnicos de Guardia, y también se le llamará como hasta ahora. El resto de los avisos se guardarán y se enviarán al día siguiente a las 7:15h a quien corresponda.
Se enviará cada aviso a todos los técnicos que estén de guardia en ese momento. El técnico que acepte el aviso, se le generará el albarán, y a los demás les desaparece el aviso.
Los viernes de 14h a 17h, se enviarán directamente los avisos y los rescates al técnico de la zona. En caso de un rescate llamarán.
Para reasignar un aviso o añadir a otro técnico a un albarán de trabajo en horario de guardia, hay que llamar al telf: 934053535 (Teléfono Permanente)
Si hay que recoger un objeto caído en el foso, en horario laboral tendrá un coste de 40€, y en horario de guardia 65€ que lo tendrá que abonar el cliente en efectivo al momento. Hay que indicar en el albarán de trabajo que se ha cobrado al cliente. (Ej: “Cobrado 40€”).
Si fallara el el servidor de Jordá, se enviarán los avisos por SMS.
Oficina:
Las llamadas en horario de guardia, si es una llamada que preguntan por Feli o Mónica, les enviarán directamente el mail a ellos, para el resto de asuntos, serán enviados a recepción.
Si fuera necesario actualizar al empleado de avisos de la zona para la siguiente jornada laboral, lo realizará Laura de lunes a jueves a las 13h y/o 17:30h, y el encargado de guardia el viernes a las 17h.
Jose enviará al Teléfono Permanente las personas que estarán de guardia y las sucesivas modificaciones que pueda haber.
- 12 de agosto de 2019
Se actualiza la App con las siguientes modificaciones:
- En ordenes de trabajo se muestra en cada albarán debajo de la dirección a la que categoría pertenece: Reparación, Modificación importante, Inspección, Intervención técnica, etc.
- Los albaranes se auto actualizan cada hora
- Se ha añadido los siguientes campos de información dentro de la ficha del ascensor:
Personas | Paradas | Carga útil | Iluminación cabina | Iluminación rellano | Detector parada | Fabricante maniobra | Contacto puerta cabina | Operador puerta | Cerradura puerta rellano | Modelo Botoneras | Numeración cabina.
Nota esta información no esta completa, a medida que lo vayamos identificado, irán apareciendo en la ficha.
- A la hora de crear un albarán se muestra 10 resultados, en lugar 5.
- Realizado cambios a nivel técnico.
- 7 de junio de 2019
Se actualiza la App con las siguientes modificaciones:
- En ordenes de trabajo se muestra el albarán en el cual se esta fichado con un icono de reloj ⏰ y de color amarillo como primer albarán.
- Corregido otras funciones a nivel técnico.
Ya se puede empezar a hacer uso de la función de JUSTIFICANTE DE VISITA: SI / NO.
Estando en un albarán de trabajo se puede ir a la ficha del Ascensor, haciendo clic sobre la “dirección” del ascensor. En esta pantalla se encontrará el apartado de: Justificante de visita en papel, dependiendo el resultado, hay que dejar o no el papel del justificante de visita.
Si aparece:
Justificante de visita en papel: Si = hay que dejar justificante de visita
Justificante de visita en papel: No = No hay que dejar justificante de visita. Al cliente le llegara el albarán por email.
- 20 de mayo de 2019
Se actualiza la App con las siguientes modificaciones:
- Una vez seleccionado “Parar ascensor” y guardar, se introduce el ascensor en la lista de parados, sin necesidad de tener que finalizar el albarán.
- Se puede guardar la firma del cliente, con la opción “guardar“, sin necesidad de tener que finalizar el albarán.
- En caso de cancelar un aviso, el operario recibirá otra notificación de “cancelación de aviso“.
- El campo del nombre es obligatorio si firma el cliente.
- Cambiado el icono de avisos no leídos en el menú de “avisos”.
- Se cambia de ubicación del botón “finalizar” en un albarán de trabajo. Ahora se encuentra debajo del recuadro de la firma.
- En el albarán de trabajo de un aviso, se incluye la información de “Persona de contacto y hora de aviso“.
- Mejorado otras funciones varias a nivel técnico.
A las 8h de la mañana hay que fichar un albarán, siendo una de estas 2 opciones:
1. El albarán de la dirección de obra.
2. Albarán de “20463 @ Jordá”: En caso que se vaya a Jordá para recoger material, taller, formación,etc o en caso que se vaya a otra dirección que no sea de Jordá, por ejemplo Satalía.
- Ejemplos:
- Voy a Satalia a las 8h para recoger una polea: hay que fichar en este albarán estando en Satalía. (abrir y cerrar en Satalía)
- A las 17.10h tengo que ir a un proveedor y recoger un material: Fichar en albarán de Jordá una vez se esté en la dirección del proveedor, e indicar trabajo realizado y para que dirección.(abrir y cerrar en dirección del proveedor)
- Voy al médico a las 8:30h: este caso ya quedaría justificado y no haría falta fichar, pero se puede fichar también en un albarán de Jordá, indicando la hora de entrada y salida del médico.
No hay que fichar desplazamiento, solo se abre y se cierra el albarán estando en la dirección que realiza el trabajo.
No se hace albarán para la hora de comida.
El horario laboral se justifica con los albaranes, para ello hay que iniciar un albarán a las 8h y finalizar con otro albarán la jornada, ya sea un albarán de dirección de obra o uno de Jordá.
Los dispositivos de la empresa que han sido facilitados a los operarios están geolocalizados.
La geolocalización solo podrá ser consultada para las actividades generadas durante el horario laboral, en ningún caso fuera de éste.
Fuera del horario laboral la ley de protección de datos impide el uso de la geolocalización para cualquier propósito.
- 12 de mayo de 2019
-Tras una semana de funcionamiento se ha comprobado los siguientes puntos a tener en cuenta.:
1- En un albarán de “mantenimiento” que no tenga incidencias, se deja en blanco el campo de “trabajo realizado” no hay que anotar “mantenimiento” “engrase” etc. Solo hay que marcar los puntos revisados, firmar y finalizar.
2- Para los albaranes de “mantenimiento” en caso que se tenga que anotar una observación en “trabajo realizado”, hay que tener en cuenta lo siguiente:
- El texto que anotemos en ese campo, es para el cliente y lo verá el cliente.
- En ese campo hay que anotar las observaciones referente al ascensor, no, comentarios tipo, nos falta ayudante, nos falta herramientas, etc. En caso que se presenten otro tipo de consultas o necesidades, hay que tramitarlo como siempre, si se contactaba al encargado, seguir contactando al encargado.
- El texto que anotemos tiene que ser con una solución dada, no hay que utilizar este campo para anotar cualquier información y hablar en tercera persona. Este texto va dirigido al cliente. Casos y ejemplos:
- Si es un trabajo realizado se anotará la tarea realizada, por ejemplo:
- “Ajustar puerta 4rta planta”, “Reapretar frenos” etc.
- “Ajustar puerta 4rta planta”, “Reapretar frenos” etc.
- Si es un trabajo que hay que realizar presupuesto, se anotará “Presupuesto” después de la observación, ejemplo:
- “Guiadores de cabina con juego lateral. Presupuesto”, “Falla botonera engrase alto cabina. Presupuesto”
- “Guiadores de cabina con juego lateral. Presupuesto”, “Falla botonera engrase alto cabina. Presupuesto”
- Si es un trabajo que hay que pasar nota al encargado, compañero o es nota personal, se realiza el trámite y se escribe “Pasado nota”, por ejemplo:
- “Faltan guiadores en contrapeso. Pasado nota”,
- Si es un trabajo realizado se anotará la tarea realizada, por ejemplo:
- Ejemplos no correctos: “Se han de cambiar guiadores de contrapeso” “Tlf no funciona” “Faltan guiadores en contrapeso” “Falla botonera engrase alto cabina” “Paneles cabina sueltos”
- Enviar un mail si hay que enviar alguna foto para el presupuesto, ya que anotando en observaciones queda reflejado que hay que realizar un “presupuesto”. ejemplo “Reten pierde aceite. Presupuesto”. Si el algo prioritario, urgente, se tramita por teléfono o email como se hacía hasta ahora.
- En caso que para realizar un mantenimiento precisamos de ayuda, no hay que anotarlo en ese albarán, el texto que se escribe va dirigido al cliente.
3- Si no se tiene un albarán de mantenimiento, el técnico no se puede “crear un albarán” ya que no le saldrán los puntos a realizar, tendrá que llamar a oficina para que lo revisen.
4- En algunos albaranes de mantenimiento no saldrán las tareas para seleccionar, en este caso, hay que anotar en “trabajo realizado”, “Revisión mantenimiento” esto se ha hecho como excepción para poder reorganizar la creación automática de los albaranes.
5- A la hora de realizar un trabajo con material , hay que tener en cuenta los siguientes puntos:
- En un albarán de mantenimiento, no se añade material.
- A la hora de añadir un material se tiene 2 opciones:
- a. Introducir material del almacén del operario: Tras clicar “Añadir” en “productos” dentro del albarán, hay que usar el “Buscador” para encontrar el material del stock, si no aparece, contactar con Miguel para que lo añada.. No hay que anotar el código o el nombre del producto en el campo “Descripción” que está justo debajo del buscador.
- b. Introducir un material comprado o recogido en un proveedor con un albarán: Tras clicar en el apartado de “Producto” sobre “Añadir”, hay que escribir en el campo “Descripción” el nombre del producto comprado, “cantidad” las unidades que se han montado en la dirección de trabajo (no el total comprado) y el precio de lo que ha costado las unidades montadas. En caso que sea un albarán de un proveedor hay que anotar por ejemplo “Albarán Blausutt 18256” y importe en blanco, ya que no se tiene la valoración.
6- No se hacen albaranes de desplazamiento, solo se ficha en la dirección de trabajo. Y tampoco se hacen albaranes de ayuda al compañero, hay que informar para que asignen al albarán correspondiente.
7- Si el trabajo realizado es por vandalismo, recogida de llaves o otro concepto que sea de facturar, en el albarán de trabajo, se clica sobre “Añadir” en “productos” y en “descripción” se anotará “vandalismo” “recoger llaves” etc.
8- La firma: Si firma el cliente, se anota el Piso, nombre, o otro dato que identifique al que firma (recepción, portería). Si no hay firmante, se selecciona “ausente” y se anota donde se ha dejado el papel (portería, piso 3-2, recepción, etc)
9- Si llega un aviso y no pertenece al ascensor. Hay que llamar a la oficina, para que cancelen y asignen el aviso al ascensor correcto y se cree así su albarán correspondiente. No aprovechar el albarán incorrecto para realizar el aviso del ascensor.
10- Se ha incluido a todos los operarios un “Pack de tornilleria” para que se pueda “Añadir” en productos en los albaranes que precisen de este material.
11- En el acceso web tenéis el apartador de “corrección de dato de ascensor” para que se pueda corregir los ascensores que estén identificados erróneamanete.
12– Para fichar en un albarán de Jorda, hay que ir al ” + ” y crear un albarán, con el código 20463. Para facilitar la búsqueda, se puede escribir “Jorda” o también solo arroba “@” y encontrara el albarán, seleccionar la dirección y clickar el .
Puedes encontrar un video explicando todos estos puntos con ejemplos en el siguiente enlace: https://youtu.be/TMGuSnr2vo8
- 1 de mayo de 2019
- Se empieza a trabajar con la aplicación el 1 de Mayo de 2019. Para los trabajos ya iniciados en abril que se acaben en Mayo, se finalizará en papel.
- Se clica “Inicar” en el albarán, estando en la dirección de trabajo.
- Se finaliza ( ) cuando se acaba el trabajo y firma el cliente o se usa la función de “ausente” en caso que no esté.
- Para comer hay que “Parar“ el cronómetro.
- Si se está en una obra de varios días, se ha de parar el cronómetro al final del día y guardar (
). Y se ha de volver a clicar a “Iniciar” cuando se llegue el día siguiente de trabajo. - A primera hora hay que “Iniciar” un albarán. Si se va a una dirección de trabajo se abre el albarán correspondiente. Si se viene a Jordá a primera para recoger material, formación, revisión médica, etc, se creara un albarán nuevo con el número “[020463] JORDA @ TRAVESSIA INDUSTRIAL” para indicar el trabajo realizado.
- No hay albaranes de desplazamiento.
- En caso que se vaya a una dirección de trabajo de mantenimiento y no se pueda entrar, se “Inicia” el albarán estando ahí, y se anota en “trabajo realizado” > “Cliente ausente – y la fecha en la que se ha ido” Ejemplo: “Cliente ausente – 26/4/19”, se “Para” el crónometro y se guarda.
- Si hay un desplazamiento referente a varias obras, se ha de parar el cronómetro (ej: cambiar poleas “en serie”). Si el desplazamiento es solo por una en concreto, no hace falta (tiempo correspondiente a esa obra).
- Los albaranes se abren y cierran en la dirección de trabajo.
- Solo habrá un albarán con el tiempo corriendo. En caso de querer abrir otro dará error informando del albarán que esta ya iniciado.
- El apartado de “Albarán en papel” que hay en el menú principal sirve para tomar nota de los clientes que desean recibir si o si albaranes en papel. Para estos clientes, hay que tomar una nota rellenando el formulario de “Albarán en papel”. En éste solo hay que introducir el código de abono y enviar.
- Si algún cliente lo desea urgente, se puede poner en contacto con la empresa llamando a la oficina o enviando un mail a informacion@jorda-sa.es
- Para acabar de ajustar los tipos de ascensores a los mantenimientos programados, los operarios han de prestar atención a las tareas que aparecen en los albaranes. Si hay discrepancias (ej: revisar vis-corona en un HD) hay que notificarlo por el acceso web llamado “corrección de datos” para que se corrija y salga correctamente en el siguiente albarán. En este caso se ha de realizar el albarán que aparece y finalizar.
- En los ascensores que no esta identificado el “tipo de ascensor”, se ha creado un mantenimiento genérico para que se pueda realizar. Y se ha de notificar el “tipo de ascensor” que es por el acceso web “Tipo de ascensor” seleccionando la zona correspondiente.
- Todas las anotaciones hechas en el recuadro de “trabajo realizado” ( Inicio > Ordenes de trabajo > “X albarán” > Recuadro de “Trabajo realizado” ) dentro de un albarán de “Inspección”, “Mantenimiento”, “Intervención técnica” serán enviada al cliente.
- En el albarán de trabajo de mantenimiento, el recuadro de “trabajo de realizado” es opcional, en los demás es obligatorio.
- En un albarán de mantenimiento en éste recuadro se anotaran las observaciones. Ejemplo: Si se revisa la tarea “Botoneras” que incluye los siguientes puntos: Pulsadores | Luminosos y displays | Bidireccional | Báscula, y el teléfono no funciona. Se marcara la tarea de “Botonera”, indicando que se ha revisado, y en “trabajo realizado” se anotara, porque no funciona, ej: “No hay línea de teléfono”
- Se ha englobado las tareas de mantenimiento por conceptos. Ejemplo: “revisar la báscula”, está dentro de la tarea “Botoneras”. En la página de inicio puedes ver la tabla completa.
- Para facilitar la inserción de texto del trabajo realizado, se puede utilizar la función de introducir texto por voz que traen los móviles por defecto, siendo normalmente este icono
.
- El operario solo tendrá que añadir productos de su almacén en los albaranes de aviso o intervención técnica.
- Para los albaranes de reparaciones, tendrán el nº de albarán de reparación y solo tendrán que “Iniciar” y “Parar” las horas de trabajo. El material ya se añadirá a ese albarán desde oficina.
- En caso que algún operario pase algún material a otro operario, hay que avisar a Miguel, para que pueda mover el material de su stock y este quede actualizado.
- Los operararios dejarán un “justificante de visita” en lugar del albarán, en este justificante se anotara el nº de albarán que aparece en la aplicación, abono, fecha y nombre del empleado. En este justificante, explica al cliente que se puede dar de alta por la web para recibir los albaranes vía email.
- Los operarios pueden recabar directamente esos correos electrónicos preguntando al cliente, y anotándolos por el acceso web acceso web “Email del cliente”.
- En el primer mes habrá que dejar este justificante a todos, para los meses siguientes a medida que se vayan dando de alta los clientes, se irá actualizando la información en el sistema y solo se tendrá que dejar el justificante a los que tengan marcado en la ficha del ascensor dentro de la aplicación (Inicio > Ordenes de trabajo > “X albarán” > Ascensor ) Albarán en papel: NO).
- Los albaranes de mantenimiento son generados automáticamente cada mes y aparecen en la aplicación a medida que se van creando.
- Los albaranes de inspección son generados uno por uno, según se vayan confirmando las inspecciones.
- Los albaranes de avisos, se crean automáticamente tras aceptar un “Aviso”.
- Los albaranes de reparaciones y reformas se crean desde oficina se se asigna al empleado.
- Los albaranes de intervención técnica nota facturable) los crea el operario desde la aplicación con la función de ” + Crear nuevo albarán” (Inicio > Ordenes de trabajo > “+” > Crear nuevo albarán ).
- En caso de necesitar que se asigne nuevos albaranes de trabajo, se tendrá que comunicar a su encargado para que este lo gestione.
- Los que han entregado una lista de como quieren que les salga la ruta del engrase mensual, lo podrán ver para el engrase del mes de Junio en adelante, se preparará durante el mes de mayo.
- Para los engrases que van por poblaciones, estos pueden utilizar el buscador en el menú de “Ordenes de trabajo” y filtrar los mantenimiento pendientes de esa población. Si desean que salga orden, pueden entregar una lista con las direcciones y el orden que desean, y se preparara para el siguiente mes.
- La fecha que aparece debajo de la dirección del abono dentro del menú de “Ordenes de trabajo” solo se ha de tener en cuenta el mes y el año, ya que el día es para marcar el orden en el que aparecen en el listado. Ej: 12/04/2019 > Indica que el mantenimiento es de Abril del 2019, no que se ha de realizar el día 12!.
- En cada albarán de trabajo arriba a la derecha hay 2 iconos. Uno es para guardar ( ) y el otro para finalizar ( ).
- Guardar : Al clicar este icono, se guarda toda la información introducida en ese albarán y se envía al servidor principal, pero aún tendremos acceso a ese albarán, ya que seguirá estando disponible en el menú de “Ordenes de trabajo”. Esta función se utiliza para trabajos que no se ha finalizado todavía (reformas, reparaciones, hora de comer, etc.)
- Finalizar: Con este icono se finaliza el albarán y se envía al servidor y desaparece de nuestro menú “Ordenes de trabajo”. Esta función se tiene que usar para el último paso, ya que para poder finalizar siempre solicitara una firma del cliente o que se seleccione “ausente”.
- Se recibirá los avisos por la aplicación en horario de jornada laboral de oficina. Durante el periodo inicial de la App, se enviara los avisos por SMS y aplicación.
- “24h Permanente” enviara los avisos por SMS como hasta ahora, el operario tendrá que crear un albarán nuevo en la aplicación para poder realizar el aviso. En unas semanas, “24h Permanente” también enviara los avisos por la aplicación.
- Hay un video explicativo de como funciona la App en el siguiente enlace: https://youtu.be/EBuF6fsxZF0
- Video explicativo del apartado Observaciones: https://youtu.be/TMGuSnr2vo8
Factura digital
